Business intelligence

Optimale datavisualisatie met behulp van BI

6 april 2020

Door een steeds verdergaande automatisering van de bedrijfsprocessen wordt er dagelijks een overvloed aan data gegenereerd doorheen de organisatie. Voor vele ondernemingen zijn deze data een ‘verborgen' schat aan informatie, die de basis kunnen vormen voor doelgerichte acties en toekomstgerichte beslissingen.

Hoe kan die rijkdom nu ten volle benut worden? En op welke manier kan een (visueel) overzicht gecreëerd worden? Dat blijft de hamvraag.

De zoektocht start met efficiënte rapportering

Goede rapportering zal zorgen voor een duidelijke en gestructureerde dataweergave, zodat diepgaande analyse mogelijk is. Let op dat u zichzelf niet verliest in de grote hoeveelheid beschikbare data. Het is belangrijk om selectief te zijn en te kiezen voor de meest interessante data voor uw bedrijf. Deze keuze kan gebaseerd zijn op verschillende KPI’s binnen uw onderneming.

Op basis van de KPI’s kan gericht gemeten worden én weet u welke data daarvoor nodig is. In elke situatie blijft het van belang om voldoende middelen en data ter beschikking te hebben, dit om een correcte analyse te garanderen.

Business Intelligence (BI) om binnen uw data te navigeren

Losstaande data hebben per definitie weinig betekenis, pas wanneer ze met elkaar in verband worden gebracht en interpretatie mogelijk is, kunnen deze worden omgezet in waardevolle informatie. Vaak zijn data versnipperd en verspreid doorheen het hele systeem, of verstopt in verschillende softwareoplossingen. Hierdoor zijn gegevens moeilijk vindbaar en vaak niet beschikbaar.  Wanneer u gebruik wilt maken van data om uw bedrijfsprocessen verder te gaan optimaliseren kan een Business Intelligence (BI) tool soelaas brengen.

Het eerste deel van het begrip, namelijk ‘business’, staat voor uw bedrijfsactiviteiten. Het tweede deel, ‘intelligence’, staat voor het bekomen van accurate en up-to-date informatie die helpt bij het nemen van goed onderbouwde beslissingen inzake financiële, commerciële en operationele processen. BI-oplossingen gaan gegevens verzamelen doorheen de verschillende softwaretoepassingen (Dynamics 365 Business Central, CRM, websites en -shops, etc.). Deze oplossingen geven u de mogelijkheid om de verzamelde data te gaan verwerken, verbanden te leggen, te interpreteren en te gaan visualiseren. Op basis van BI kunt u betere strategische en operationele beslissingen nemen, gebaseerd op de vooropgestelde KPI’s die u stelt voor uw onderneming. Deze kunnen een ware stimulans betekenen voor onder andere uw uitlevergraad, klantentevredenheid, retours, omzet, marge enzovoort.

Is BI enkel voor grote bedrijven? Zeker niet, het aanbod is de afgelopen jaren enorm uitgebreid. Er zijn verschillende BI-tools die relatief eenvoudig zijn te implementeren bij KMO’s. Plus! Elk bedrijf groot of klein wil graag weten hoe de zaken er voor staan. Veel van deze toepassingen kunt u zelf beheren en gebruiken, zonder technische kennis.

Tools om de schat in zicht te brengen.

BI4Dynamics

Het opzetten en aanmaken van rapporteren is vaak een echte queeste, een ware zoektocht door een moeras van data. Eén van de tools dat kan ingezet worden bij het maken van betekenisvolle en overzichtelijke rapporteringen is BI4Dynamics. Zoals de naam al doet vermoeden is deze tool specifiek ontwikkeld voor Dynamics 365. Met slechts enkele clicks kunt u management rapporten aanmaken, maar BI4Dynamics geeft u ook de kans om diepgaande drill-down analyses uit te voeren. Na het installeren van BI4Dynamics heeft u toegang tot een groot aantal voorafgedefinieerde rapporten, die u ongetwijfeld zullen toelaten om uw KPI’s te gaan meten. Alle velden en rapporten zijn bovendien toegankelijk in gebruiksvriendelijke Excel dashboards.

Power BI

Het interpreteren van rapporten is vaak een tijdrovend werk. Daarom kunt u beroep doen op een tool zoals ‘Power BI’ voor de visualisatie van complexe data en rapporteringen. Deze tool maakt uw data dynamisch en legt verbanden. Aan de hand van een minimale input beschikt u in een handomdraai over real-time rapporteringen, visueel voorgesteld in overzichtelijke dashboards.

Bedrijven wensen een real-time overzicht te hebben wat er speelt. U wilt in een vingerknip kunnen zien hoe uw onderneming presteert zowel op financieel als operationeel vlak. U wilt niet alleen weten “wat” er gebeurt maar ook “waarom” het gebeurt. Stel, de verkoopcijfers liggen 10% lager dan gebudgetteerd, dan wilt u uiteraard ook weten waarom dat zo is. Dankzij Power BI kunt u makkelijk doorklikken en de oorzaken van uw vaststellingen achterhalen. Vervolgens kan u overgaan tot gerichte acties, aangezien u alle nodige informatie voor handen heeft.  U hoeft ook helemaal geen data expert te zijn om met Power BI te kunnen werken. Met minimale training kunt u zelf rapporten en dashboards gaan samenstellen en deze delen doorheen de gehele organisatie.

Jet Reports

Vaak verliezen bedrijven enorm veel tijd met het manueel copy-pasten of exporteren van data vanuit een ERP-oplossing naar Excel, om vervolgens deze data te gaan bewerken en rapportages op te bouwen. Wanneer u wenst te rapporteren op basis van live data gaat de manuele werkwijze vaak gepaard met een hoge foutenlast, omdat de data geëxporteerd en gemanipuleerd worden buiten het systeem om, en deze gegevens vaak al niet meer up to date zijn. Ook het achterhalen van de onderliggende details van bepaalde cijfers en evoluties is vaak moeilijk en tijdsintensief.

Met behulp van een externe rapportage-tool zoals Jet Reports kunt u data vanuit het ERP en/ of CRM rechtstreeks importeren en verwerken in uw vertrouwde Excel-omgeving. De volledige integratie met uw ERP-oplossing zorgt ervoor dat u beschikt over live data bij het opmaken van uw rapporten in Excel. Jet Reports stelt u in staat om de onderliggende oorzaken van cijfers en trends makkelijk achterhalen. Daarnaast kunt u beroep doen op de vele out-of-the-box rapporteringen die standaard voor handen zijn. Het is zelfs mogelijk om op een eenvoudige manier deze rapporten aan te passen, zonder dat er enige programmeerkennis vereist is. U kunt dus zelf bepalen welke data relevant is om op de rapporten te vermelden met betrekking tot uw vooropgestelde KPI’s.

Wenst u graag meer informatie omtrent deze tools? Of benieuwd welke tool perfect bij uw bedrijf aansluit? Onze experts zoeken het tot op de bodem uit.