Efficiënte financiële workflow bij Blue Moon met Microsoft Dynamics NAV en iFacto

Blue Moon is gespecialiseerd in de audiovisuele ondersteuning van bedrijfsevenementen, heeft meer dan 20 jaar ervaring in de sector en voert jaarlijks 1.400 projecten uit. De onderneming uit Aartselaar wilde graag meer controle en inzicht krijgen in haar boekhoudkundige processen en haar financiële situatie, met het oog op toekomstige groei. Daarom koos de onderneming voor een samenwerking met iFacto dat de financiële module van Microsoft Dynamics NAV bij Blue Moon implementeerde. Deze module automatiseert de boekhouding en heeft de financiële workflow bij Blue Moon veel efficiënter gemaakt.

Blue Moon 3

“Terwijl we vroeger een maand moesten wachten op een rapport van de maandcijfers, krijgen we dat overzicht nu in minder dan een week. We zijn hiervoor niet langer afhankelijk van onze externe boekhouder. Ook qua rapportage en analyse gaat alles veel sneller. In een oogopslag kunnen we de rendabiliteit van een project zien.” zegt Mathieu D’Hondt, Managing Partner Blue Moon.

Moeizame financiële workflow

Vroeger sloop er heel wat manueel en dubbel werk in de boekhouding bij Blue Moon. Verkoopfacturen en creditnota’s werden opgemaakt in het eigen ontwikkelde operationele systeem van Blue Moon. Deze werden manueel overgemaakt aan een externe boekhouder die deze nog eens in een apart boekhoudsysteem invoerde. Deze inefficiënte werkwijze leidde tot een trage financiële rapportering. Voor Blue Moon werd het echter noodzakelijk om snelle financiële analyses te kunnen voeren met het oog op een performante besluitvorming. Daarom ging de onderneming op zoek naar een systeem om de boekhouding te automatiseren en een efficiënte financiële workflow op te zetten.




Geautomatiseerde en geïntegreerde boekhouding in de cloud

De audiovisuele partner streefde naar zo weinig mogelijk manueel werk en dubbele ingaven in de boekhouding, maar wilde tegelijkertijd zijn eigen operationeel systeem behouden en integreren met het nieuwe boekhoudsysteem. Blue Moon kreeg ook meer en meer de vraag om verkoopfacturen, creditnota’s en aanmaningen via mail te versturen. Tot slot moest het nieuwe boekhoudpakket, net zoals het eigen systeem, ook in de cloud gehost zijn en geïntegreerd worden met Office 365. 

Doeltreffende financiële workflow dankzij Microsoft Dynamics NAV

De volledige boekhouding wordt voortaan in Microsoft Dynamics NAV gevoerd. “Nu houden we de boekhouding deels intern, waardoor we een betere grip hebben op de boekhoudkundige processen en onze financiële situatie.” meent Mathieu D’Hondt.

Klanten en facturatiegegevens worden in het systeem van Blue Moon beheerd. Om deze gegevens echter niet manueel te moeten ingeven in Microsoft Dynamics NAV zorgde iFacto voor een interface op basis van webservices tussen de twee systemen. 
Aangezien klanten van Blue Moon meer en meer vroegen naar een elektronische verzending van facturen, creditnota’s en aanmaningen, worden die nu geboekt in NAV van waaruit ze automatisch verstuurd worden naar het e-mailadres van de desbetreffende klant. 
Blue Moon werkt eveneens met een analytische boekhouding op basis van dimensies. Op basis van die dimensies kan Blue Moon zeer snel en eenvoudig de kosten en opbrengsten nagaan van elk project.
Voor de verwerking van betalingen zal NAV bij het inlezen van het CODA-bestand op basis van gestructureerde mededelingen de openstaande klantenfacturen opzoeken en voorstellen die te vereffenen.

Heel de financiële workflow verloopt nu efficiënter, waardoor Blue Moon sneller financiële rapporten kan inzien en sneller geïnformeerde beslissingen kan nemen. 

Download als PDF