D&M Depot consolideert internationale groei met Microsoft Dynamics NAV en iFacto

D&M Depot uit Aartselaar verdeelt als groothandel in decoratieartikelen eigen collecties in glas- en aardewerk. Het bedrijf kende de laatste jaren een sterke groei en opende een kantoor in Hong Kong. Het oude DOS-gebaseerde bedrijfssysteem, dat door één persoon ontwikkeld was, moest vervangen worden door een toekomstgericht platform dat een volledige integratie kon bieden van de financiële en logistieke processen. 
Informaticapartner iFacto Business Solutions implementeerde bovenop Microsoft Dynamics NAV niet alleen een geïntegreerde webshop, maar ontwikkelde ook een mobiele toepassing waarmee de medewerkers van D&M Depot op beurzen orders kunnen inbrengen.

DM Depot NL Img 0

“In het verleden moest D&M Depot in de piekperiodes van het voor- en najaarseizoen regelmatig beroep doen op interim personeel. Vandaag kunnen we gerust stellen dat we dankzij Microsoft Dynamics NAV één voltijdse medewerker uitsparen.”

Steve Vercammen, Managing Director, D&M Depot

DOS applicatie

In 2006 bleek de DOS bedrijfsoplossing van D&M Depot aan vervanging toe te zijn. Steve Vercammen, Managing Director: “Ons bedrijf groeide exponentieel, maar we hingen voor onze kritische processen af van een pakket dat door één enkele persoon ontwikkeld was. Met het oog op de toekomst was dit niet meteen een gunstige situatie.” 

Daarnaast speelden ook andere factoren mee bij de beslissing om begin 2006 naar een nieuwe bedrijfsoplossing uit te kijken: het boekhoudpakket was niet geïntegreerd met de logistieke oplossing, en ook de webshop vormde een geïsoleerd systeem.

Bij de zoektocht naar een nieuwe oplossing werden Microsoft Dynamics NAV en SAP Business One onder de loep genomen. Al snel beek NAV de betere oplossing van de twee. 

Het implementatietraject van Microsoft Dynamics NAV startte in 2007. De initiële ICT-partner maakte plaats voor iFacto Business Solutions uit Kontich. iFacto optimaliseerde het systeem: een vernieuwde geïntegreerde webshop en een mobiel orderverwerkingssysteem via PDA’s vormen de kroon op het werk. 

D&M Depot maakt gebruik van Microsoft Dynamics NAV op een SQL Server database. Het geheel vormt één geïntegreerd systeem voor boekhouding, aankoop, verkoop, voorraadbeheer, webshop en mobiele orderverwerking.

Klantvriendelijkheid

D&M Depot verwerkt jaarlijks zo’n 5.000 orders, met eengemiddeld orderbedrag van 1.000 euro. Geen wonder dus dat de klantvriendelijkheid van het orderverwerkingsproces centraal staat in het bedrijf. 

Met het geïntegreerde systeem kunnen de medewerkers van D&M Depot voortaan iedere klant onmiddellijk en correct informeren over de voorradigheid van een artikel. Wanneer een klant telefonisch contact opneemt, zorgt de integratie tussen het bedrijfssysteem en de telefooncentrale
ervoor dat de fiche van de klant in kwestie automatisch op het Microsoft Dynamics NAV scherm verschijnt.

Microsoft Dynamics NAV berekent bovendien automatisch de verwachte leverdatum van ieder artikel en vermeldt deze op de bestelbon. Zodra een zending klaar is, wordt automatisch een factuur per fax of via e-mail naar de klant gestuurd, samen met de melding dat zijn bestelling klaarligt
voor levering.

“In het verleden moest D&M Depot in de piekperiodes van het voor- en najaarsseizoen regelmatig beroep doen op interim personeel. Vandaag kunnen we gerust stellen dat we dankzij Microsoft Dynamics NAV één voltijdse medewerker uitsparen”, stelt Steve Vercammen.

Ook de interne opvolging van klanten is er sterk op vooruit gegaan: zo kunnen de verkopers hun bezoekverslagen voortaan rechtstreeks in de CRM module van Microsoft Dynamics NAV invullen.

Webshop

D&M Depot startte al jaren geleden met e-commerce en kan gerust als een pionier omschreven worden. “Al gebeurt nog steeds veel business in onze sector via beurzen, toch zien wij een toenemend belang van online verkoop. Een webcatalogus is dus van cruciaal belang voor D&M Depot”, vertelt Steve Vercammen.

Terwijl de webshop in het verleden geïsoleerd was van het systeem voor voorraad- en facturatiebeheer, vormt het vandaag één geïntegreerd systeem met Dynamics NAV. Wie nog geen klant is, kan via een online formulier een login aanvragen. Binnen Microsoft Dynamics NAV wordt meteen een nieuwe klant gecreëerd, terwijl het systeem een e-mail verstuurt met de login gegevens.

iFacto zorgde ervoor dat de volledige artikeldatabase uit Microsoft Dynamics NAV ook online toegankelijk is voor klanten. Bij het inloggen, herkent het systeem automatisch tot welke categorie de klant behoort en krijgt hij de artikelen in zijn eigen taal te zien, met de prijs die voor zijn categorie van toepassing is.

Download als PDF