Nieuw transparant beleid van de KMDA gesteund door Microsoft Dynamics NAV

De KMDA (Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde van Antwerpen) is op twee jaar tijd geëvolueerd van een klassiek defensief bedrijf naar een progressieve onderneming. De implementatie van Microsoft Dynamics NAV en PPM.net, een realisatie van iFacto, past perfect binnen het streven naar meer structuur en transparantie. Boekhouding en aankoop zijn naadloos met elkaar verbonden, workflows leggen de nodige discipline op en een interface met het fronthouse systeem zorgt voor snelle gegevensoverdracht.

KMDA

“De strikte procedures binnen Microsoft Dynamics NAV helpen onze mensen bij de organisatie van hun werk en dragen bij tot de transparantie en efficiëntie van onze onderneming.”

Wim Van den Berghe (links),
Directeur Purchase & Supply Chain, KMDA, Annelies Verbruggen, Projectmanager, KMDA
Swen Maes, Projectmanager, iFacto

Vernieuwing van IT in kader van hervormingen

Enkele jaren terug besliste de KMDA om alle bedrijfsprocessen grondig te herzien en te stroomlijnen. Rollen dienden geherdefinieerd en er moest dringend gesnoeid in het aantal leveranciers. Het was meteen ook de ideale gelegenheid om de ITinfrastructuur te herbekijken. 

“Wij zijn een heel complexe onderneming, met 72 beroepen en 8 departementen. De boekhouding werkte met Microsoft Dynamics NAV, sales en aankoop elk met een ander pakket en dan is er nog ons fronthouse systeem voor tickets, abonnementen en toegangscontrole”, legt Wim Van den Berghe uit, Directeur Purchase & Supply Chain bij de KMDA. 

 

De scope omvatte het integreren van aankoop en boekhouding binnen één pakket en het uitwerken van een link met het fronthouse systeem.

Een IT-partner met ervaring

Na een grondige marktstudie kwam de KMDA tot het besluit dat Microsoft Dynamics NAV de meest geschikte oplossing is voor een onderneming die, ondanks haar complexiteit, toch eerder aanleunt bij een flink uit de kluiten gewassen KMO. Microsoft Dynamics NAV is immers een krachtige en populaire standaard ERP-oplossing die toelaat om alle bedrijfsprocessen te integreren zodat alle gegevens centraal beschikbaar zijn voor iedereen en er geen dubbele invoer meer nodig is. De modulaire opbouw laat ook toe om gaandeweg nieuwe processen toe te voegen. 

Tot nu toe werd een oude versie van deze oplossing enkel voor de boekhouding gebruikt. Wie de herimplementatie in Microsoft Dynamics NAV 2009 dan wel moest uitvoeren, was de inzet van een volgende zoektocht.

Wim Van den Berghe: “Het leek ons niet onbelangrijk om terecht te komen bij een partner met enige ervaring in onze sector. iFacto had in het verleden al een consulting opdracht voor ons uitgevoerd en zij stonden dus al zeker op onze shortlist. Toch hebben we met een onafhankelijke kijk de markt verkend, maar iFacto kon zich veel beter inleven in onze problematiek. En behalve het vertrouwen in hun kennis, voelden we ook snel dat het goed zou klikken.”

Eerst werden alle krachtlijnen voor de aankoopprocessen vastgelegd, daarna werden enkele maanden gewijd aan het opkuisen en verzamelen van alle gegevens. Intussen voerde
iFacto een upgrade uit van de boekhouding. Op 7 maart 2012 ging het hele systeem ten slotte live. Elke week wordt een verschillend departement grondig opgeleid, zowel in de nieuwe software als in het algemene aankoop – en leverproces zodat tegen mei iedereen ermee aan de slag is.

Van impulsaankopen naar strikte procedures

In het verleden verliep het aankoopproces bij de KMDA vrij impulsief. Producten werden aangekocht zonder rekening te houden met productie- en levertermijnen en continu werden nieuwe leveranciers toegevoegd. Er werden geen aankopen gegroepeerd en er was geen controle op prijsmutaties, SLA’s of de kwaliteit van de leveringen.

Voortaan werkt de KMDA enkel nog met leveranciers die goedgekeurd zijn in Microsoft Dynamics NAV en de aankoop van zowel standaard als niet-standaardproducten verloopt via een goedkeuringsprocedure. Bovendien werd een magazijnteam opgericht dat alle geleverde goederen in ontvangst neemt en registreert. Ook diensten moeten in ontvangst genomen worden, dit wordt gestroomlijnd vanuit de aankoopafdeling. 

“Wat niet via officiële weg besteld is, kan niet ontvangen, noch betaald worden. De strikte procedures binnen Microsoft Dynamics NAV helpen onze mensen bij de dagelijkse organisatie van hun werk en dragen in sterke mate bij tot de transparantie en efficiëntie van onze onderneming”, vertelt Wim Van den Berghe, Directeur Purchase & Supply Chain, KMDA. “Niettemin is Microsoft Dynamics NAV toch flexibel genoeg voor noodbestellingen en overmachtscenario’s.”

Download als PDF