iFacto en Microsoft Dynamics NAV brengen gemoedsrust bij het Bureau voor Normalisatie

De IT & Sales manager van het NBN zag zich door het oude maatwerkpakket belemmerd om een degelijke reorganisatie door te voeren. Hij wist dat Microsoft Dynamics NAV de nodige structuur en flexibiliteit in huis had om zijn ideeën te ondersteunen. In iFacto vond hij een IT-partner die zijn visie deelde en die op heel korte termijn kon realiseren. Microsoft Dynamics NAV biedt het NBN glasheldere boekhoudcijfers, een goede samenwerking tussen alle afdelingen, een betere dienstverlening… kortom: gemoedsrust.

NBN

“Microsoft Dynamics NAV kan je binnen het NBN vergelijken met een gepersonaliseerd boekhoudpakket waarop de aan- en verkoopsprocessen naadloos zijn aangesloten.”

Peter Brosens (links), IT & Sales Manager, NBN
Peter Sente, Sales Manager iFacto

Oud maatwerkpakket verhinderde efficiëntie

Toen Peter Brosens begin 2010 het NBN vervoegde met een rugzak vol ervaring in distributie en consulting, constateerde hij snel twee hindernissen. De eerste was het ontbreken van een standaard workflow in de organisatie. De tweede hindernis was het oude softwarepakket. Dit organisch gegroeide maatwerksysteem liet geen enkele flexibiliteit toe om de eigen werking efficiënter te organiseren.

“Het NBN is in principe een box mover van documenten, we verschillen dus eigenlijk niet zo veel van een distributiebedrijf. Het was mijn doel om een efficiënte workflow op te zetten binnen het NBN en dat vervolgens te automatiseren in een standaard ERPpakket”, aldus Peter Brosens.

Microsoft Dynamics NAV: krachtig en betaalbaar

In zijn verleden had Peter Brosens al van nabij kennis gemaakt met Microsoft Dynamics NAV. Genoeg om te weten dat dit standaard ERP-systeem niet alleen de nodige automatisatie kan brengen in boekhouding, aankoop en verkoop, maar zich tegelijk flexibel laat instellen. De modulaire opbouw laat ook toe om op termijn bijkomende functionaliteit toe te voegen. “Microsoft Dynamics NAV beantwoordt het beste aan de noden van het NBN. Het pakket is betaalbaar en krachtig tegelijk. Bovendien is de naadloze integratie met Microsoft Dynamics CRM, Office en Windows server zeker een pluspunt”, aldus Peter Brosens.

iFacto als solide partner

Het NBN kwam tot een shortlist van drie Microsoft Dynamics NAVpartners. “iFacto kwam hieruit als beste keus, niet alleen omwille van hun prijs, maar vooral omwille van hun emphatisch vermogen
tijdens het voortraject. Ze begrepen perfect waar we naartoe wilden en zo konden we snel schakelen. iFacto behoort bovendien tot de Cronos groep die heel wat expertise in IT bundelt. Zo konden we binnen dezelfde familie terecht voor de naadloze implementatie van Microsoft Dynamics CRM.”

In het derde kwartaal van 2011 werden tegelijk de reorganisatie binnen het NBN-team als het implementatietraject opgestart. In januari 2012, na amper drie maanden tijd, ging Microsoft Dynamics NAV live zonder enig probleem en dit ruim binnen het voorziene budget. Peter Brosens: “Het totale implementatiebudget komt overeen met het jaarbudget dat we vroeger besteedden aan het onderhoud van ons oude systeem”.

De snelheid van de implementatie was deels te danken aan de daadkracht van iFacto, maar ook aan de opmerkelijke inzet, visie en expertise van Claudia Landuyt, de interne projectverantwoordelijke bij het NBN.

Geautomatiseerde aankooptraject
Klanten willen op één plaats terecht kunnen voor de aankoop van hun normen, of het nu Belgische of buitenlandse zijn. Het NBN voorziet daarom ook in de aankoop van buitenlandse normdocumenten. Dit proces verloopt nu volledig gestandaardiseerd en ordergestuurd binnen Microsoft Dynamics NAV, in tegenstelling tot vroeger waarbij elke klantenvraag leidde tot een alleenstaande aankoopactie. Peter Brosens: “Dankzij Microsoft Dynamics NAV beschikken we
nu ook over een logisch goedkeuringstraject voor aankooporders. Dit vervangt meerdere papieren kopieën en het wachten op handtekeningen. Voortaan zijn de documenten voor iedereen
digitaal beschikbaar en zien we wat nog goedgekeurd moet worden.”

Betere klantenservice

De verkopen van binnenlandse en buitenlandse normdocumenten worden nu centraal behandeld en elke klant heeft één contactpersoon. Dankzij Microsoft Dynamics NAV is ook geweten wie welke verkooporder heeft ingevoerd en dit leidt vanzelf tot meer verantwoordelijkheid. Het systeem heeft ook toegelaten om objectieve KPI’s in te voeren om de inzet van de eigen medewerkers te beoordelen. 

“Microsoft Dynamics NAV is het nieuwe stevige fundament waarop wij een betere klantenservice in de vorm van het MyNBN communicatieportaal kunnen uitbouwen”, stelt Peter Brosens.

iFacto ontwikkelde ook een link met de Oracle database die alle ‘producten’ van het NBN bevat. Bij het creëren van een verkooporder kunnen de nodige artikelen snel opgeladen worden in Microsoft Dynamics NAV. Een andere link met het MyNBNportaal zorgt ervoor dat online bestellingen automatisch en zonder fout verstuurd worden naar Microsoft Dynamics NAV.

Download als PDF