iFacto last logistieke en administratieve processen ijzersterk aan elkaar bij groothandelaar Ufttools

Onderhouds- en engineeringafdelingen, industriële ondernemingen, KMO’s ... Duizenden bedrijven vinden sinds 1971 hun weg naar groothandelaar Ufttools - Uftlas wanneer ze lasmaterialen of gereedschappen nodig hebben. De overname van Ufttools - Uftlas door de huidige eigenaars, in 2007, betekende
meteen een nieuwe start voor het ambitieuze bedrijf. Een bijzondere aandacht voor een professionele informatisering was één van de logische gevolgen: processen moesten op een vlotte manier aangestuurd en geïntegreerd kunnen worden. De samenwerking met iFacto mondde uit in de invoering van Microsoft Dynamics NAV en de module iFacto Distri+.

Ufttools.JPG

“Met iFacto Distri+ stellen wij met enkele muisklikken een gepersonaliseerde catalogus
samen voor de klant. Daarin staan de artikelen die hij gekozen heeft, gesorteerd zoals hij het wil én met de prijzen die voor hem van toepassing zijn.” 

V.l.n.r. Yannick Dedecker, Sales Manager Distri+ iFacto, Nina De Meester, Financieel Verantwoordelijke Ufttools, Alain Peirens, Zaakvoerder, Ufttools, Peter De Meester, Aankoopverantwoordelijke Ufttools

Eilandproblematiek

1000 verkoopfacturen per maand, 100 vaste leveranciers, 13000 uit voorraad leverbare artikelreferenties, meer dan 80.000 artikelreferenties, ... Het zijn indrukwekkende cijfers die niet zomaar uit de lucht komen vallen. Sinds het aantreden in 2007 van het nieuwe management bij de groothandelaar in lasmaterialen en gereedschappen Ufttools - Uftlas, kwam het bedrijf echter in een stroomversnelling terecht.
Op informaticagebied trof het nieuwe management in 2007 een gediversifieerde software-omgeving aan met verschillende toepassingen, waaronder een boekhoudpakket, Microsoft Excel en de bedrijfstoepassing Rimses. 

Alain Peirens, zaakvoerder van Ufttools - Uftlas: “De toenmalige IT-partner had heel wat maatwerk verricht bovenop Rimses. We zijn er echter nooit in geslaagd om de mogelijkheden van die oplossing ten volle te benutten.” 


Offerte-, orderbeheer en boekhouding werden bijvoorbeeld in gescheiden toepassingen beheerd, waardoor gegevens vaak dubbel moesten ingevoerd worden. Andere processen waren nog helemaal niet geautomatiseerd. Nina De Meester, financieel verantwoordelijke bij Ufttools - Uftlas: “Afhalingen aan de toonbank werden toen manueel op bonnetjes genoteerd en vervolgens in het boekhoudpakket overgetypt. Dat was natuurlijk vragen om fouten.”

Kiezen voor totaaloplossing

In 2010 werden de eerste voorbereidende stappen gezet voor een overstap naar een nieuwe en geïntegreerde bedrijfstoepassing. Diverse aanbieders van Microsoft Dynamics NAV, maar ook SAP en de bestaande leverancier van Rimses, werden in het selectietraject opgenomen.
“In principe heeft de leverancier met wie je vandaag werkt, een streepje voor. Toch ging onze keuze uit naar Microsoft Dynamics NAV. Het was vooral de Distri+-module van iFacto die ons de knoop deed doorhakken,” legt Peter De Meester, aankoopverantwoordelijke bij Ufttools - Uftlas, uit.

Eén verlengd weekeinde om over te schakelen

iFacto begeleidde de overschakeling naar Microsoft Dynamics NAV op een vlekkeloze manier. Eén verlengd weekeinde volstond om de data te migreren en met een propere lei te starten: “Op maandagmorgen kwamen wij op kantoor toe en konden we meteen factureren met het nieuwe systeem, zonder dat de klanten er iets van merkten!” vertelt Alain Peirens enthousiast.

‘Hoe staat het met mijn order?’

Doorheen de jaren groeide het artikelbestand van Ufttools - Uftlas gestaag: het bedrijf pakt vandaag uit met 13000 artikelreferenties, afkomstig van een honderdtal verschillende leveranciers. De uitdaging voor het bedrijf bestaat erin te proberen optimaal aan de vraag van de klant te voldoen terwijl het gamma steeds uitgebreider wordt.
Een efficiëntere klantenservice begint volgens Peter De Meester bij een vlotte toegang tot informatie: “Hoe staat het met mijn order? Ik heb in het verleden artikel X gekocht en zou dit graag opnieuw kopen, kan dit? Via de functionaliteit voor het opzoeken verkoop- en inkooporders kan je in 1 scherm op basis van verschillende parameters een antwoord vinden op al deze vragen, zonder dat je doorheen de hele applicatie op zoek moet gaan naar de informatie.”

Gepersonaliseerde catalogus met enkele muisklikken

Bij het samenstellen van gepersonaliseerde catalogi voor de klant is de module iFacto Distri+ van onschatbare waarde gebleken. De catalogusfunctie maakt het mogelijk om artikels te structureren volgens eigen gekozen subgroepen én op verschillende niveaus.
Alain Peirens: “Vraagt een klant naar de prijs voor een boortje van 2mm, dan krijgt hij meteen een overzicht van alle boortjes van dat merk, met de juiste korting. Komen er nieuwe artikels in het assortiment, dan krijgen ze binnen iFacto Distri+ meteen een volgnummer toegewezen waardoor ze netjes in de juiste sequentie binnen de juiste subgroep worden weergegeven.” Mooi meegenomen is volgens Alain Peirens dat deze functionaliteit zowel voor offertes als orders kan gebruikt worden. Daarnaast vormt dit een ideale basis voor e-commerce - een mogelijk vervolgproject bij Ufttools.

Download als PDF