Optimale resourceplanning in het magazijn van distributeur VARO

Importeur en distributeur VARO uit Lier heeft een reusachtig magazijn: een totale oppervlakte van 22.000 m2, waar maar liefst 22 miljoen Euro aan elektrisch en handgereedschap ligt te wachten op de bestellingen van de doe-het-zelf ketens. Er heerst dan ook een grote bedrijvigheid bij VARO: 1.200.000 orderlijnen dienen jaarlijks verwerkt, de magazijniers zijn druk in de weer met de vele pickings en het onderhoud van de machines moet ook nog gebeuren. Het is geen sinecure om een bedrijf van deze omvang te
automatiseren. iFacto is er nochtans glansrijk in geslaagd met de implementatie van Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met een zeer krachtige WMS applicatie.

Varo

“De samenwerking met iFacto is optimaal en wij zien onze toekomst vol vertrouwen tegemoet. Microsoft Dynamics NAV is een complete, toekomstgerichte en internationale toepassing, maar het zijn toch steeds de mensen en de informaticapartner die het verschil maken.” Jeroen Nys, CEO van VARO

V.l.n.r.
Steven Arrazola de Onate, Ifacto
Danny Neefs, CFO Varo
Jeroen Nys, CEO Varo

Reusachtig magazijn vereist krachtige software


Vóór de verhuis naar de nieuwe locatie, huurde VARO een magazijn bij ABX. Daar werden de containers gelost, de producten opgeslagen en tenslotte naar VARO getransporteerd voor verzending. Sinds 1999 werkte VARO met Real Applied Wholesale / Odisy software als beheersysteem en dat voldeed voor de oude manier van werken. Toen VARO in 2006 een eigen magazijn uitbouwde, diende het bestaande softwarepakket grondig uitgebreid te worden met WMS functionaliteit. Dit ingewikkeld staaltje maatwerk leverde echter problemen op voor de integratie met de andere vestigingen, niet alleen omwille van verschillen in taal en wetgeving, maar ook omdat de ondersteuning ontbrak in die landen. Een maand na de verhuis ging VARO al op zoek naar een andere oplossing, een globaal pakket dat boekhouding, verkoop, service en WMS zou integreren.


iFacto heeft de oplossing in huis

Jeroen Nys: “We klopten aan bij iFacto, we kennen die mensen van implementaties in het verleden en hun consultants kennen onze sector bijzonder goed, vandaar het vertrouwen. Als algemeen beheersysteem boden zij ons Microsoft Dynamics NAV aan, een programma dat zijn strepen al verdiend heeft en weinig maatwerk vereist. Als aanvulling voor onze complexe magazijntaken, stelden zij ons Locus voor. Dit zou ons toelaten om al onze resources efficiënter in te
zetten.” Danny Neefs, CFO van VARO, had alvast enkele belangrijke eisen voor het nieuwe systeem: “De intercompany processen dienden geautomatiseerd te verlopen, de mensen op de technische dienst hadden nood aan een tool om de workflow overzichtelijk te maken, we wilden een reservatiesysteem uitbouwen voor de klanten en over een module beschikken voor containerplanning.”

Tijdwinst, overzicht en planning

Half 2007 vatte iFacto de implementatie aan en zeven maand later was de software live. Ondertussen kunnen ze bij VARO al goed de voordelen van het nieuwe systeem benoemen. 
De boekhouding gebeurde voordien grotendeels extern. Nu wordt de boekhouding van de zes vennootschappen centraal beheerd in Microsoft Dynamics NAV, zodat VARO vanaf 2009 maandelijks geconsolideerd kan afsluiten. Op basis van deze cijfers kan de directie dan strategische rapporten voor kostenbeheersing en budgetcontrole exporteren uit de database via de iFacto BI cubes. 
Ook voor de verkoop- en orderafdeling is er heel wat veranderd. VARO verwerkt jaarlijks 1.200.000 orderlijnen. Meer dan 75% van de orders bereikt VARO nu via elektronische weg. De vertegenwoordigers en merchandisers bezoeken hun klanten met mobiele toestellen (PDA), zodat zij van op afstand kunnen orders ingeven, prijzen nakijken, klantenstatistieken consulteren en openstaande saldo’s voorleggen aan de klant. Dankzij de invoer van elektronische gegevensuitwisseling (EDI) komen er veel minder bestellingen binnen per fax, telefoon of e-mail. Door de centralisatie van de database, worden intercompany aankooporders rechtstreeks ingevoerd in het systeem: geen faxen meer vanuit Spanje of Azië, geen overtikwerk meer in België. 

Om de campagnes van de klanten te ondersteunen, beschikt VARO vandaag over een gesofisticeerd reservatiesysteem. Jeroen Nys: “De meeste ERP pakketten laten reservatie toe op basis van orders. Wij werken echter met reservatie op basis van afspraken, die nadien order per order worden afgenomen. Als een klant voor een campagne 500 toestellen wil reserveren, dan gaat onze module de stock na en rekent uit wat er aanwezig is en hoeveel stuks er reeds besteld zijn of onderweg. Zo kunnen wij heel gericht bijbestellen en tegelijk de verkoop naar de andere klanten garanderen.”

Elke dag worden bij VARO gemiddeld tien containers gelost; dat zijn er maar liefst 3000 per jaar. Om deze constante stroom aan binnenkomende goederen in kaart te brengen, liet VARO een module voor containerplanning ontwikkelen. Zo heeft men vóór het inchecken van de goederen reeds een zicht op de voorraad van de komende weken.

Download als PDF